Até o final de 2010, a nota fiscal eletrônica (NFe) será obrigatória para todas as empresas contribuintes do ICMS que desenvolvem atividade industrial, se dedicam ao comércio atacadista ou à distribuição, praticam saída de mercadorias com destino a outro estado do País (operações interestaduais) ou fornecem produtos à administração pública.
A obrigatoriedade independe do porte e do faturamento da empresa.
A informatização dos processos de envio de dados ao Fisco é uma tendência irreversível. Mesmo as empresas que ainda não são obrigadas a adotá-la, cedo ou tarde serão obrigadas a fazê-lo.
Acontece que a adequação à nova realidade exige uma série de adaptações por parte das organizações.
Para efetuar essas adequações, a melhor saída é recorrer a fornecedores especializados, que sejam capazes de proporcionar soluções de fácil implementação e devidamente alinhadas às atualizações de inteligência fiscal eletrônica.
Acima de tudo, é fundamental que esses fornecedores sejam bem conceituados, uma vez que erros podem resultar em multas e problemas futuros.
O processo de implantação de NFe é composto basicamente de cinco fases. No primeiro, ocorre a definição da solução NFe.
Basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido.
Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NFe.
A implantação da NFe requer o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação.
Também exige o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NFe devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Para que tudo dê certo, o emissor de NFe deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento.
O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da SEFAZ no estado de origem.
Vale lembrar que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deverá solicitar à respectiva SEFAZ o credenciamento para emissão de NFe em ambiente de teste todos as pessoas jurídicas (CNPJs) emissoras de NFe devem ser credenciados na SEFAZ de origem.
A despeito das chateações inerentes a qualquer tipo de mudança, a NFe proporciona benefícios para todos os envolvidos.
No caso da empresa emissora, as vantagens se referem principalmente à redução de custos. Os gastos com aquisição de papel, impressão, armazenagem e recuperação de documentos fiscais deixam de existir. E mais: a NFe torna desnecessária a autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira e ajuda a padronizar o processo de emissão de nota fiscal em todos os estados.
Para a empresa receptora, a Nota Fiscal eletrônica dispensa a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, reduz os erros de escrituração (derivados justamente dos erros de digitação de notas fiscais), diminui o tempo gasto com armazenagem e recuperação de notas fiscais recebidas e possibilita planejar melhor a logística de recepção de materiais (a NFe é enviada pelo fornecedor no momento da emissão).
Além disso, com a NFe, os responsáveis pela escrituração fiscal e contábil das empresas correm menos risco de cometer erros, e passam a fazer seu trabalho com mais agilidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
A informatização progressiva no campo tributário é boa para toda a sociedade. Sua existência contribui para a redução da sonegação de impostos (e consequente aumento da arrecadação), constitui incentivo ao comércio eletrônico e ao aprimoramento do relacionamento eletrônico entre empresas e abre um novo horizonte de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NFe.
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