Nota Fiscal Eletrônica – O DANFE

Sumário:

1. Considerações iniciais
2. Danfe
3. Características do danfe
4. Finalidade do código de barras unidimensional impresso no danfe
5. Impressão do danfe
6. A impressão em mais de um danfe
7. O danfe em operações interestaduais e de exportação
8. Guarda do danfe pelo emitente e destinatário
9. Extravio do danfe no transporte da mercadoria
10. Vendas para pessoa física

1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Esta matéria tem por finalidade esclarecer dentre as muitas duvidas de contribuintes emissores da nota fiscal eletrônica alguns procedimentos quanto ao DANFE- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

2. O DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções básicas:

Conter a chave numérica para que se consulte a condição de regularidade da Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa;

Conter o código de barras unidimensional com a chave numérica, para que se consulte a Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa, a partir de um leitor apropriado;

Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo outras informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);

Auxiliar na escrituração das entradas acobertadas por NF-e, no caso de destinatário impossibilitado de receber o arquivo do documento fiscal eletrônico da NF-e.

3. CARACTERÍSTICAS DO DANFE

O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma.

O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e;

Quando a legislação tributária exigir a utilização de vias adicionais ou prever utilização específica para as vias das notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá emitir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma;

O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulário contínuo, bem como ser pré-impresso;

O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;

Os contribuintes, mediante autorização de cada Unidade da Federação, poderão solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios;

Não pode conter informações impressas que não constem da respectiva NF-e.

Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui, e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

4. FINALIDADE DO CÓDIGO DE BARRAS UNIDIMENSIONAL IMPRESSO NO DANFE

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

5. IMPRESSÃO DO DANFE

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria acobertada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento, uma vez que o mesmo não representa o documento fiscal que acoberta a operação.
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).
Importante destacar que o DANFE não poderá conter informações impressas que não estejam na NF-e respectiva.
O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no formato A4.
A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ, verificar se aquela operação está ou não regularmente acobertada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.

6. A IMPRESSÃO EM MAIS DE UM DANFE
Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.
Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE.

7. O DANFE EM OPERAÇÕES INTERESTADUAIS E DE EXPORTAÇÃO
A NF-e substitui a Nota Fiscal em papel modelos 1 ou 1ª e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito da mercadoria interestadual e no trânsito da mercadoria até o embarque da mercadoria.
A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica e, independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.
A Cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05, com alterações introduzidas pela Ajuste SINIEF 04/06, determina em seu parágrafo primeiro:
”Cláusula oitava Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil.
§ 1º A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para a unidade federada:
I - de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual;
II - onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;
III - de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior. (...)” (grifos nossos)

8. GUARDA DO DANFE PELO EMITENTE E DESTINATÁRIO
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo assim guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

9. EXTRAVIO DO DANFE NO TRANSPORTE DA MERCADORIA
Na hipótese de extravio do DANFE no transporte da mercadoria o emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.
A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e

10. VENDAS PARA PESSOA FISICA
A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota Fiscal de circulação de mercadorias Modelo 1 ou 1ª, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1ª também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.
Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.

(Base Legal: Ajustes SINIEF 07/05, 11/08, e alterações)